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BEAMON Extract mit BRYTER Workflows verbinden

Sie können BEAMON Extract mit BRYTER Workflows verbinden, um extrahierte Daten aus Ihrem Extract-Raster automatisch mit einer Datenbank in Ihrer No-Code-Anwendung zu synchronisieren. Diese Verbindung ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss zwischen den beiden Produkten und unterstützt durchgängig automatisierte Workflows.

Schritt 1: Ihr Extract-Raster vorbereiten

Erstellen und testen Sie Ihr Raster anhand Ihrer Zieldokumente. Stellen Sie sicher, dass die Spaltentitel final sind, da sie exakt mit den Feldnamen in Ihrer Plattform-Datenbank übereinstimmen müssen (einschließlich Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen).

Schritt 2: Eine passende Datenbank in der No-Code-Plattform erstellen

Erstellen Sie in der BRYTER-Plattform eine neue Datenbank. Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften (Feldnamen) mit den Spalten des Extract-Rasters exakt übereinstimmen.

Derzeit werden nur die Datentypen Text, Zahl und Datum unterstützt.

Schritt 3: Verbindungsdetails sammeln

Um die Verbindung zwischen Extract und der No-Code-Plattform zu konfigurieren, benötigen Sie:

  • Ihre Plattform-Mandanten-URL
  • Einen generierten Umgebungs-API-Schlüssel
  • Die Datenbank-ID der Zieldatenbank
Derzeit kann nur BRYTER die Mandanten-URL und den API-Schlüssel für Sie konfigurieren. Ein Self-Service-Angebot folgt in Kürze. Wenden Sie sich vorerst bitte an Ihren Customer Success Manager.
So generieren Sie den Umgebungs-API-Schlüssel
  1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei der No-Code-Plattform von BRYTER an.
  2. Öffnen Sie die Admin-Konsole.
  3. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Environments (Umgebungen) und wählen Sie Configure (Konfigurieren) neben der gewünschten Umgebung aus.
  4. Navigieren Sie zur Registerkarte API KEYS. Falls diese Registerkarte nicht verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.
  5. Klicken Sie auf Generate API key (API-Schlüssel generieren), geben Sie einen Namen an und bestätigen Sie.

Kopieren Sie den generierten Schlüssel und teilen Sie ihn zur Einrichtung mit Ihrem CSM.

So finden Sie die Datenbank-ID

Öffnen Sie in der Plattform Ihre Datenbank und scrollen Sie an das Ende der Registerkarte DATA MANAGEMENT. Kopieren Sie die dort aufgeführte Datenbank-ID.

DBID.jpg

Die Datenbank-ID ist umgebungsspezifisch. Stellen Sie sicher, dass sie zu der Umgebung passt, für die der API-Schlüssel generiert wurde.

Schritt 4: Die Verbindung aktivieren

Sobald Ihre Datenbank bereit ist und Ihr CSM die Einrichtung abgeschlossen hat:

  1. Öffnen Sie Ihr Extract-Projekt und gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Fügen Sie Ihre Datenbank-ID ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Enabled.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Update und anschließend auf Test connection, um zu überprüfen, ob alles funktioniert.

Connect.png

Nach der Verbindung:

  • Ihr Extract-Raster wird teilweise schreibgeschützt, d. h. Sie können Abfragen nicht mehr ändern oder Spalten bearbeiten.
  • Sie können die extrahierten Werte weiterhin bearbeiten.
  • Alle extrahierten Daten werden automatisch an die verbundene Datenbank übertragen, sobald ein neues Dokument verarbeitet wird.
  • Sie können auch die Schaltfläche Sync verwenden, um eine Synchronisierung manuell auszulösen.

Schritt 5 (optional): Eine Folgeaktion hinzufügen

Sie können über dem Extract-Raster eine benutzerdefinierte Schaltfläche hinzufügen, z. B. um den Endnutzer zu einer Datenansicht oder einem Modul in der BRYTER-Plattform weiterzuleiten, wo er den Workflow fortsetzen kann.

Button.jpg

  1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen.
  2. Fügen Sie eine Beschriftung für Ihre Schaltfläche hinzu.
  3. Fügen Sie die Ziel-URL ein.
  4. Klicken Sie auf Update.

Bekannte Einschränkungen

  • Derzeit werden nur die Feldtypen Text, Zahl und Datum unterstützt.
  • Extract-Raster sind nach der Verbindung mit einer Datenbank nicht mehr bearbeitbar. Nach Herstellung der Verbindung können Sie keine Spalten mehr umbenennen, entfernen oder hinzufügen.
  • Derzeit kann nur ein Umgebungs-API-Schlüssel pro AI-Suite-Mandant verwendet werden. Wir empfehlen die Verwendung Ihrer Live-Umgebung.
  • Die Verbindung erfordert eine manuelle Einrichtung. Kunden müssen sich an ihren Customer Success Manager wenden, um die Mandanten-URL und den API-Schlüssel zu konfigurieren. Eine Self-Service-Konfiguration ist geplant.

Gelegentlich gestellte Fragen

Was passiert, wenn ein Datenbank-Feldname nicht mit einem Spaltennamen in meinem Extract-Raster übereinstimmt?

Extract funktioniert weiterhin, aber nur die Spalten mit übereinstimmenden Namen werden mit Ihrer BRYTER-Datenbank synchronisiert. Spalten mit abweichenden Namen werden bei der Synchronisierung ignoriert.

Kann ich Änderungen an meinem Extract-Raster vornehmen, nachdem es mit einer Datenbank verbunden wurde?

Ja, mit einigen zusätzlichen Schritten:

  • Sobald die Verbindung aktiviert ist, wird das Raster teilweise schreibgeschützt. Wenn Sie Spaltennamen oder die Struktur ändern müssen, können Sie die Verbindung vorübergehend in Ihren Projekt-Einstellungen deaktivieren.
  • Nachdem Sie Änderungen sowohl am Raster als auch an der Datenbank vorgenommen haben, aktivieren Sie die Verbindung erneut und testen Sie sie noch einmal.
  • Idealerweise finalisieren Sie Ihr Raster, bevor Sie die Verbindung einrichten.
Was ist in diesem Zusammenhang der Unterschied zwischen einem Administrator und einem Mitarbeiter (Collaborator)?
  • Administratoren haben Zugriff auf die Projekteinstellungen, wo sie Nutzer verwalten und die Datenbankverbindung konfigurieren können. Sie können außerdem Rasterspalten hinzufügen oder bearbeiten (jedoch nur, solange die Datenbankintegration nicht aktiviert ist).
  • Mitarbeiter können mit Dokumenten und extrahierten Werten arbeiten, haben aber keinen Zugriff auf die Konfigurationseinstellungen.