Auf der Seite Dokumente eines Extract-Projekts laden Sie die Dokumente hoch, die Sie prüfen möchten, und organisieren und verwalten sie. Hochgeladene Dokumente werden automatisch verarbeitet. BEAMON erkennt dabei wichtige Angaben wie Dokumenttyp, Unterschriftsdatum und eine kurze Zusammenfassung.
Außerdem können Sie einen Vertrag und seine Nachträge zu einem Dokumentenbündel zusammenfassen.
Dokumente hochladen
- Klicken Sie in Ihrem Projekt in der Seitenleiste auf Dokumente.
- Klicken Sie auf Dokumente hochladen und wählen Sie Dateien… oder Ordner….
Sie können bis zu 100 Dokumente gleichzeitig hochladen, maximal 150 MB pro Datei. Unterstützt werden PDF und DOCX.
Nach dem Anlegen eines Projekts gelangen Sie direkt zur Seite Dokumente. Welche Einstellungen Sie beim Anlegen wählen, erfahren Sie unter Extract-Projekte anlegen, duplizieren und löschen.
Verarbeitung
Hochgeladene Dokumente werden automatisch verarbeitet. Ein Ladesymbol zeigt an, dass die Verarbeitung noch läuft. Gescannte oder bildbasierte Dokumente werden je nach Einstellung zur Texterkennung Ihres Projekts in Text umgewandelt (OCR).
Ändern Sie die Einstellung zur Texterkennung später, gilt sie nur für Dokumente, die Sie danach hochladen. Soll sie auch für vorhandene Dokumente gelten, löschen Sie diese und laden Sie sie erneut hoch.
Dokumente organisieren
Mit Neuer Ordner legen Sie einen Ordner an. Öffnen Sie einen Ordner, um Dokumente direkt hineinzuladen.
Über das Drei-Punkte-Symbol neben einem Ordner oder Dokument sehen Sie die verfügbaren Optionen:
- Ordner: Umbenennen oder Ordner und Inhalt löschen
- Dokumente: Herunterladen oder Vertrag löschen
Um mehrere Elemente auf einmal zu löschen, markieren Sie sie über die Kontrollkästchen und klicken Sie auf Löschen.
Gelöschte Dokumente und Ordner lassen sich nicht wiederherstellen.
Suchen und sortieren
Über das Feld Suchen finden Sie Dateien oder Ordner anhand ihres Namens. Die Suche gilt nur für die Ebene, auf der Sie sich gerade befinden. Um in einem Ordner zu suchen, öffnen Sie ihn zuerst.
Über Sortieren nach sortieren Sie nach Titel (A → Z) (Standard), Neueste zuerst oder Älteste zuerst.
Dokumentdetails ansehen
Klicken Sie auf ein Dokument, um die Dokumentdetails zu öffnen. Dort können Sie:
- den Dateinamen und eine KI-generierte Zusammenfassung sehen
- Unterschriftsdatum und Typ des Dokuments prüfen und korrigieren
- rechts eine Vorschau des Dokuments sehen
- Nachträge hochladen, um ein Dokumentenbündel zu erstellen
Dokumentenbündel erstellen
Hat ein Vertrag einen oder mehrere Nachträge, können Sie diese zu einem Dokumentenbündel zusammenfassen. In Projekten mit der Prüfeinheit Eine Zeile pro Datei werden Vertrag und Nachträge dann gemeinsam als eine Zeile geprüft, in der Reihenfolge des Unterschriftsdatums. Spätere Änderungen haben so Vorrang vor dem ursprünglichen Text.
Nachtrag hinzufügen
- Öffnen Sie die Dokumentdetails des Hauptvertrags.
- Klicken Sie im Bereich Anhang auf Anhang hochladen.
Nach dem Hochladen wird der Nachtrag:
- verarbeitet und unter dem Hauptvertrag aufgeführt
- mit einem KI-generierten Titel statt des Dateinamens versehen
- mit einem Unterschriftsdatum versehen, das Sie bei Bedarf korrigieren können
- mit einer kurzen Beschreibung versehen, die Sie per Klick auf den Titel ein- oder ausblenden
Nachträge werden nach Unterschriftsdatum sortiert, der neueste steht oben. Rechts können Sie sich den Hauptvertrag oder jeden Nachtrag in der Vorschau ansehen.
Sollen Dokumente nicht gebündelt werden, laden Sie sie einzeln hoch statt als Nachtrag. Dann wird jedes Dokument für sich geprüft.
Wie geht es weiter?
Fügen Sie Ihre Dokumente der Tabelle hinzu und beginnen Sie damit, Spalten für bestimmte Datenpunkte hinzuzufügen.