Mit Firmenwissen können Admins zentral verwaltete Wissensordner anlegen, die alle in Ihrer Organisation in ihren Assist-Chats auswählen können, ohne die Dokumente selbst hochladen zu müssen.
Auf dieser Seite
- Bevor Sie loslegen
- Ordner anlegen
- Dokumente hochladen
- Aus Dokumenten kopieren
- Ordner sichtbar machen
- In Assist nutzen
- Häufige Fragen
Bevor Sie loslegen
- Nur Admins können Ordner im Firmenwissen anlegen, bearbeiten und löschen.
- Sobald ein Ordner auf Sichtbar steht, können ihn alle in Ihrer Organisation nutzen.
- Der Zugriff lässt sich derzeit nicht auf bestimmte Personen oder Gruppen beschränken.
Dokumente im Firmenwissen werden genauso verarbeitet wie Dokumente, die Sie in Assist hochladen. Sie werden indexiert, damit Assist im Gespräch die relevantesten Informationen in den ausgewählten Ordnern findet.
Ordner im Firmenwissen anlegen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Konfiguration.
- Wählen Sie Firmenwissen.
- Klicken Sie auf Ordner erstellen.
- Geben Sie einen Namen für den Ordner ein.
- Ergänzen Sie optional eine Beschreibung.
Die Beschreibung gibt Assist zusätzlichen Kontext, zum Beispiel:
- wofür der Ordner gedacht ist
- welche Art von Inhalten er enthält
- wie die Informationen genutzt werden sollen
Name und Beschreibung können Sie jederzeit ändern.
Neue Ordner stehen standardmäßig auf Verborgen. Nutzer sehen sie erst, wenn Sie sie sichtbar machen.
Dokumente in einen Ordner hochladen
Öffnen Sie einen Ordner im Firmenwissen, um Dateien oder ganze Ordner hochzuladen, entweder über die Schaltfläche zum Hochladen oder per Drag & Drop. Sie können bis zu 100 Dokumente gleichzeitig hochladen.
Es gelten dieselben Dateiformate und Grenzen wie für andere Uploads in BEAMON. Siehe Dokumente in Assist hochladen und verwalten.
Dokumente aus „Dokumente“ kopieren
Sie können auch Dateien oder Ordner hinzufügen, die bereits in Ihrem persönlichen Bereich Dokumente liegen:
- Öffnen Sie einen Ordner im Firmenwissen.
- Klicken Sie auf Aus meinen Dokumenten kopieren.
- Wählen Sie die Dateien oder Ordner aus, die Sie hinzufügen möchten.
Dabei entstehen eigenständige Kopien. Die Originale bleiben, wo sie sind, und spätere Änderungen daran werden nicht übernommen.
Ordner in Assist sichtbar machen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Konfiguration.
- Wählen Sie Firmenwissen.
- Stellen Sie die Sichtbarkeit des Ordners von Verborgen auf Sichtbar.
Sobald mindestens ein Ordner sichtbar ist, erscheint im Eingabefeld von Assist für alle in Ihrer Organisation die Schaltfläche Wissen.
Firmenwissen in Assist nutzen
- Klicken Sie im Eingabefeld von Assist auf Wissen.
- Wählen Sie einen oder mehrere Wissensordner aus.
- Senden Sie Ihre Frage ab.
Assist sucht die relevanten Informationen in den ausgewählten Ordnern und berücksichtigt sie in der Antwort.
Häufige Fragen
Liest Assist bei jeder Frage alle Dokumente in einem Ordner?
Nein. Assist durchsucht die ausgewählten Ordner und nutzt nur die Informationen, die für Ihre Frage relevant sind.
Was ist der Unterschied zwischen Firmenwissen und Dokumenten, die ich selbst hochlade?
Ordner im Firmenwissen werden zentral von Admins verwaltet und stehen allen in Ihrer Organisation zur Verfügung.
Selbst hochgeladene Dokumente stehen nur Ihnen zur Verfügung: Im Chat hochgeladene Dokumente gehören zu diesem Chat, Dokumente im Bereich Dokumente können Sie in all Ihren Chats wiederverwenden.
Können Nutzer Ordner im Firmenwissen bearbeiten?
Nein. Nur Admins können Ordner im Firmenwissen anlegen, bearbeiten und löschen.
Kann ich den Zugriff auf einen Wissensordner einschränken?
Derzeit nicht. Sobald ein Ordner auf Sichtbar steht, können ihn alle in Ihrer Organisation nutzen.
Sind kopierte Dokumente mit den Originalen verknüpft?
Nein. Über Aus meinen Dokumenten kopieren hinzugefügte Dokumente sind eigenständige Kopien. Änderungen an den Originalen werden nicht übernommen.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an help@beamon.ai.